Een succesvolle implementatie

De professional

Organisatie: Gemeente Haarlem
Naam: Tijn Wierda
Functie: Beleidsmedewerker Jeugd, Onderwijs & Sport

Kennismaken met het hele netwerk, dat is natuurlijk ook het doel van de Verwijsindex!

In den beginne...
over de start van de Verwijsindex

Samen met mijn collega Shirley van Engeland ben ik in 2010 begonnen. Op dat moment waren de grootste 7 of 8 organisaties uit de regio aangesloten. Verder was er weinig bekendheid, weinig visie over de Verwijsindex, dus zijn wij samen gaan ‘zoeken’. Het was duidelijk dat er flink wat voor nodig was om het van de grond te krijgen.

Wat heb je onder andere gedaan om het van de grond te krijgen?

In het begin hebben wij vooral gezorgd voor bekendheid en was er veel aandacht voor communicatie.

• Wij hebben zelf bijeenkomsten georganiseerd. Luchtige, leuke, vlotte bijeenkomsten, waarbij we in levenden lijve matches lieten ontstaan. Mensen moesten hun visitekaartje meenemen, kaartjes uitwisselen en kennismaken. Daar kregen ze een aantal minuten voor. Als je een kaartje had uitgewisseld had je een match. Wie de meeste matches had, had de matchbeker gewonnen.

• Mensen van de werkvloer vinden het heel leuk om elkaar te leren kennen en organisaties te leren kennen waar ze nog niet eerder van wisten. “Wat doen jullie eigenlijk?” was een veelgehoorde vraag. En het kennismaken met het hele netwerk, dat is natuurlijk ook het doel van de Verwijsindex.

Op een gegeven moment stond ik bekend als ‘Mijnheer Verwijsindex’

• In de tijd dat de Centra voor Jeugd Gezin ontstonden, heb ik veel netwerkbijeenkomsten die door deze Centra georganiseerd werden bezocht. Ik heb veel met hen samen gewerkt. Op een gegeven moment stond ik echt bekend als mijnheer ‘Verwijsindex’. Dit zorgde wel voor bekendheid. Elke keer als er problemen over samenwerking werden besproken, dan zei ik ‘gebruik dan die Verwijsindex’, dan kan je elkaar makkelijker vinden. Dat hielp, om steeds de Verwijsindex onder de aandacht te blijven brengen.

• Elk kwartaal hadden wij overleg met het netwerk van instellingscoördinatoren (een vaste kern van de belangrijkste organisaties, ongeveer 8 tot 10 organisaties). Wij moesten een drempel over en probeerden, vooral toen het nog niet echt liep, om een manager als instellingscoördinator te krijgen, omdat de manager mensen ook makkelijk kan aanspreken op het gebruik. Later werden dit ook mensen uit de uitvoering, kwaliteitsmedewerkers bijvoorbeeld.

Een actieve instellingscoördinator kan het verschil maken!

Wat is de rol van een ‘goede’ instellingscoördinator?

Een actieve instellingscoördinator kan het verschil maken. Een van onze instellingscoördinatoren is bijvoorbeeld een enthousiaste directeur van het samenwerkingsverband van scholen. Hij had een grote actieve rol, ook als het ging om de Verwijsindex. Hij was als instellingscoördinator aanwezig bij het netwerkoverleg, organiseerde trainingen, bijeenkomsten voor scholen om te informeren en probeerde meer scholen aangesloten te krijgen. Als je scholen wil aansluiten moet je overwegen of je de samenwerkingsverbanden benadert of soms de schooldirecteuren. Dit is afhankelijk van de rol van het samenwerkingsverband.

Voorwaarden voor een succesvolle Verwijsindex! 

Jouw regio is een regio waar de Verwijsindex MULTIsignaal erg goed gebruikt wordt. Hoe denk jij dat dit komt? Kun je daar iets over vertellen?

Ik begrijp dat niet alle regio’s een regiocoördinator hebben. Het is echt wel arbeidsintensief om het van de grond te krijgen. En eigenlijk blijft dat, want als het eenmaal loopt dan blijf je druk bezig met het aansluiten van nieuwe organisaties. We hebben wel een soort goede grote basis die inmiddels goed draait. Maar zeker in de beginperiode moet je overal achteraan, dingen organiseren, zichtbaar zijn, en dan kan je het er niet even bij doen. Een volledige fte is noodzakelijk. Wij hebben samen 1 fte (elk 0,5 fte), dat is echt van groot belang. Als je het te veel versnipperd over beleidsmedewerkers die het erbij doen, dan komt het niet goed van de grond. Je kan beter de uren bundelen, en zeggen als gemeenten geven we allemaal een stukje voor de regiocoördinator. Dan heb je wat meer wezenlijks.

Je kan beter de uren bundelen, en zeggen als gemeenten geven we allemaal een stukje voor de regiocoördinator. Dan heb je wat meer wezenlijks.

De start is gemaakt, het draait. Zijn er momenten geweest dat je dacht nu moeten we de koers wijzigen?

Ja, wél wat visie en terminologie betreft. In het begin merkten we al redelijk snel dat de term risicojongeren enorm veel weerstand opriep, het zorgde voor vooroordelen over de verwijsindex. ‘Het beeld van een soort ‘AMK-melding’ achtige sfeer. We hadden al snel door dat we dit zo niet moesten gebruiken, jammer genoeg wordt het in de wet wel zo genoemd. In praktijk hebben we toen onze communicatie aangepast, op de website en in informatiebrochures hebben we de term risicojongeren eruit gehaald. We spreken nu alleen nog over de Verwijsindex, dat is veel neutraler. Dit heeft enorm veel uitgemaakt.

In het begin merkten we al redelijk snel dat de term risicojongeren enorm veel weerstand opriep.

Wat is de boodschap in de voorlichting?

In voorlichting over de Verwijsindex zeggen we gewoon ‘we gebruiken de Verwijsindex’. En wat ik ook altijd heb geprobeerd uit te leggen in de voorlichting is; het doel van de verwijsindex. Je moet uitleggen waarom je iets doet en niet dat je iets doet. Het gaat er niet om dat de kinderen in de Verwijsindex staan, maar dat je in contact komt met elkaar. Dat je met elkaar kan samenwerken, dat de hulp goed afgestemd wordt. Dan weten mensen ook ‘oh daarom gebruik ik de Verwijsindex’, anders denken mensen dat ze weer een administratieve nutteloze handeling moeten doen.

Het gaat er niet om dat de kinderen in de Verwijsindex staan, maar dat je in contact komt met elkaar.

Ik hoor wel eens dat mensen zeggen, ik heb de verwijsindex niet nodig, wij kennen elkaar al. Wat zou jij dan antwoorden?

Dat is onmogelijk, want aan de ene kant doordat het netwerk van aangesloten organisaties, echt veel groter is dan dat wat je als hulpverlener in de praktijk kan onderhouden. We hebben nu 80 organisaties die aangesloten zijn, daar kan je echt niet allemaal mee samenwerken in de praktijk. Je hebt meestal 5 organisaties die je goed kent, waar je mensen kent die je kan bellen, maar niet meer dan dat.

Aan de andere kant kan je iemand heel goed kennen en zelfs een andere hulpverlener van een andere organisatie, maar je weet niet wat de caseload is van die ander. Je gaat niet als je samenwerkt zomaar over Pietje praten (privacy). Maar als je de verwijsindex gebruikt dan kan het zijn dat je de hulpverlener misschien wel kent, maar niet wist dat je dezelfde cliënten had.

Al meer dan 80 organisaties aangesloten!

In de regio IJmond, Zuid-Kennemerland en Haarlemmermeer zijn al meer dan 80 organisaties aangesloten, maar hoe krijg je dat voor elkaar? Het hangt vaak af van individuen hoe makkelijk dit gaat. Als we een enthousiaste directeur/ manager hebben die wil aansluiten, kan het zijn dat de bestuurder er niet bekend mee is, wellicht omdat hij is gaan googelen en informatie is tegengekomen over de verwijsindex risicojongeren en dan moeten we eerst zijn vooroordelen wegnemen, hem overtuigen en vertellen wat het niet is, etcetera.

Je kan beter de uren bundelen en als gemeenten allemaal een stukje bijdragen voor de regiocoördinator. Dan bereik je iets wezenlijks.

Subsidievoorwaarden

Daarnaast is het aansluiten op de verwijsindex is al jaren een voorwaarde voor subsidieverstrekking aan organisaties. Organisaties reageren daar wisselend op. Om het gebruik te stimuleren moet je niet op één ding inzetten, maar een heel pakket van maatregelen treffen. Dat gaat over het inzetten van communicatiemiddelen, het organiseren van bijeenkomsten, het ondersteunen van het praktisch gebruik en één van de middelen is om het ook op te nemen in de subsidievoorwaarden.

Om het gebruik te stimuleren moet je een heel pakket aan maatregelen treffen.

Intrinsiek gemotiveerd

Als regionale procesmanager lever ik een lijst met deelnemende organisaties aan bij het subsidiebureau. Het subsidiebureau controleert deze lijst en ik kijk na een jaar hoe het is gegaan. Als organisaties alleen aansluiten vanwege de voorwaarden en vervolgens de verwijsindex niet gebruiken, dan ga ik met ze in gesprek en kijk waar de vooroordelen zitten. Om organisaties intrinsiek gemotiveerd te krijgen is soms meer nodig dan subsidievoorwaarden of een inkoopcontract.

Organisaties die alleen aansluiten vanwege de voorwaarden en vervolgens de verwijsindex niet gebruiken, daar moet je iets mee doen.

Gebruiksbevordering

Het is goed om vanuit je eigen regio zelf trainingen te geven. Dat helpt om bekendheid te krijgen, en het maakt je ook het gezicht van de verwijsindex, je bent makkelijk aanspreekbaar. Je visie uitdragen en een stevige basis hebben zijn van groot belang, maar ook dat je reageert op opstartproblemen met bijvoorbeeld de applicatie, met accounts etc. Het motiveert om de verwijsindex te gebruiken als vragen snel worden opgepakt.

Vanuit je eigen regio trainingen geven helpt om de bekendheid te krijgen, én dit maakt je ook het gezicht van de verwijsindex.

Omslagpunt

Tijdens trainingen had ik vaak het gevoel dat er een soort omslag kwam, dat ik vooroordelen kon wegnemen. Simpelweg door bijvoorbeeld te laten zien hoe eenvoudig het systeem werkt. Maar ook door uit te leggen wat het niet doet. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om inhoudelijke informatie in het systeem te zetten, het gaat puur om het verbinden van professionals zodat zij kunnen samenwerken.

Het heeft zo’n 3 jaar geduurd voordat er voldoende organisaties waren aangesloten en we het kritische punt bereikten, dat was bij 2000 signalen. Een op de drie van deze signalen resulteerde in een match. Hierdoor sloeg de vraag om van ‘waarom de verwijsindex’ naar ‘hoe kunnen we zorgen dat we het nog beter gaan gebruiken’. Dat is natuurlijk veel constructiever en positiever. Bewustwording bij deelnemers van tijdwinst!